汉江药业“个性化”流程设计,如何让管控步步到位?

来源: 2018-07-31 16:06:31

【导语】 医药行业具有“高度监管”和“高度专业”的特点,在企业数字化转型过程中,如何结合行业特点利用数字化手段促进管理转型,以管理促效益,助力企业持续发展的问题摆在了众多制药企业面前。2016年,汉江药业借助浪潮GS管理系统,构建集团业财一体化管控系统,对业务流程进行重新梳理设计,实现流程管控过程化,运营管理精细化,使报表日从之前的每月10日提前到每月5日,实现企业管理数字化转型。

汉江药业“个性化”流程设计,如何让管控步步到位?

陕西汉江药业集团股份有限公司(下称“汉江药业”)作为华邦生命健康股份有限公司(华邦集团)重要的一级子公司,是一家从事化学原料药、医药中间体、生产和经营管理为主的中型医药企业集团。

近年来,随着国家监管的加强,环保法规以及市场环境的不断变化,汉江药业迫切需要对业务流程进行重新梳理设计,实现流程管控过程化,运营管理精细化,降低经营成本,提升企业竞争力。虽然汉江药业早就开始注重信息化建设,但原来的系统上,业务单据大量依赖手工录入,工作量大,工作效率低,存在数据重复不准确等问题,而且由于缺少统一的规划设计,原系统无法对关键业务风险点进行控制,需要依赖“线下”纸质流程审批。同时,因为系统模块功能缺失,缺少资金计划、银企直联以及票据管理等应用,根本不能满足企业内控管理需求。

为降低生产成本和控制费用,2016年汉江药业选择与浪潮云ERP合作,希望借助浪潮GS管理系统,通过全业务流程的重新梳理和设计,实现内部经营的精细化管理。

“个性化”流程设计,风险管控步步到位

浪潮经过详细的业务需求调研和业务模拟,针对汉江药业不同的业务范畴、业务内容进行差异化流程设计,充分重视流程的“个性化”风险点识别,实现流程管控落地。

结合汉江药业的采购业务特点。浪潮GS管理系统针对原材料、辅料、包材以及备品备件等不同的物料类型,分别设计不同业务类型的采购流程,满足采购业务流程的差异化管控需求,通过流程梳理,改变了之前随意采购的状态,减少库存积压,杜绝浪费,大大节约了成本。

例如针对备品备件管理面临的“基础信息乱、申请提报乱、领用控制难”等问题,经过调研设计将流程统一调整为:系统内建立统一的基础档案,由使用部门在系统内容提出采购需求,统一计划提报流程;相关责任人审批,仓库平衡利库,形成最终采购订单统一采购;备品备件到货入库后,领用部门提出领用申请,系统根据要货申请生成领料单,进行领用控制。

结合汉江药业销售管理业务特点。浪潮GS管理系统增加了销售计划控制节点,由业务员在系统内进行销售订单(计划)的填报,将销售发货预测管理前移,销售部门负责人参与销售订单的审核。所有业务流程只有源头的单据是手工录入,后续所有单据参照上一步业务单据生成,数据充分共享,形成供应链闭环,提升内控管理能力,有效规避业务风险。

业务与资金支付联动,实现精准管控

汉江药业原应付系统仅仅只是完成了单据的录入和自动生成凭证功能,没有启用账期管理。采购资金的支付由采购部在月初提出资金支付计划,财务部根据资金情况进行复核,然后由业务部门手工填制付款申请单,财务按单据申请金额支付,没有和采购发票形成一一对应关系,容易出现付款不均衡现象,财务不能及时掌握资金需求,不利于资金调配和管控。

浪潮结合汉江药业应付管理需求,重新设计应付款计划管理流程,在采购合同环节明确合同付款计划,到期后系统自动生成付款申请单据,经过审批流程结束后,财务按账期付款,实现采购发票与付款笔笔对应,杜绝人工干预付款。财务可以根据账期掌握采购资金需求,提前进行资金筹划,加强了资金管控力度。系统自动根据相应往来单位的账龄,控制付款并提前一周通知付款人,避免提前付款造成公司损失也避免延误付款影响公司信用。汉江药业2016年总共采购金额1.6亿,与以前未上浪潮GS系统相比,新增加了8000万采购款账龄控制,按基准利率4.35计算,60天账龄是57万。

同时,汉江药业借助银企直联功能,实现企业账户资金实时监控;通过资金结算平台和票据管理等功能,规范付款审批流程和应收票据台账管理,实现资金付款审批“共享”,出纳人员实时了解到各项付款申请情况,提前对相关账户资金进行规划“预留”,避免在资金紧张的情况下影响采购业务的执行;通过票据台账功能,建立票据台账,实现对票据的“全生命周期”管理,从开票到承兑进行详细的过程记录,实时、准确的了解承兑汇票的流向情况。

集团业财一体化管控,实现共享联动

浪潮GS系统充分体现“业务驱动财务”的管理理念,业务单据自动生成总账凭证,业务数据与财务数据保持一致,同时支持通过财务凭证联查业务单据,对业务经营数据如实反映监督,降低了月末结账、数据核对工作量。例如月末产品成本核算借助浪潮GS系统实现当月完工产量、在制品数量、返工数量等成本资料从供应链系统中自动获取,并实现了制造费用的自动分配计算,提高财务人员工作效率与质量。汉江药业财务报表日从之前的每月10日提前到每月5日。

浪潮GS系统还具有强大的合并报表功能,支持“合账”、“合表”等多种合并报表处理方式,轻松实现报表合并,改变手工编制合并报表的状况,有利于上级公司对下属公司的财务管控。

在新环境、新政策、新技术影响下,汉江药业依托云计算、互联网、大数据等信息技术,积极通过信息化建设升级,推动企业管理创新。通过借助浪潮GS系统,构建汉江药业集团管理与共享服务平台,利用基础数据标准化、流程梳理与设计,实现内部风险管理、精细化运营管理、财务业务共享联动,提升企业运营管理效率与经营效益,实现企业数字化转型。